Combinar datos

Esta es una característica poco conocida y bastante útil el algunos casos.

Básicamente nos va a permitir unir, en un documento nuevo de InDesign, un diseño y una base de datos. También recibe el nombre de fusionar datos o impresión de datos variables.

¿Dónde la podemos usar?

• Creación de catálogos,
• Creación de fichas o
• Creación de tarjetas de visita.

Aunque no es perfecta lo cierto es que funciona muy bien y nos va a ahorra muchas horas de trabajo.

Esta característica viene separada en el CS1, hay que comprarla aparte. En las versiones CS2 y CS3 ya viene integrada.

Vamos con la práctica:

Imaginemos que tenemos que realizar una serie de fichas que corresponden a un mismo diseño.

La base de datos

Necesitamos una base de datos. Aquí vamos a trabajar con Excel (aunque no es propiamente un gestor de bases de datos) porque es una aplicación que solemos tener todos en el mac o en pc. Además es muy fácil de usar.

Una base de datos no es otra cosa que una lista de registros ordenados por una serie de campos. Aplicaciones gestoras de bbdd son, por ejemplo, Access (solo PC), Filemaker (PC y Mac) o Excel (PC y Mac).

La aplicación que usemos es indiferente siempre que pueda exportar los datos como «texto separado por comas» CSV o «texto separado por tabuladores». Personalmente suelo usar la opción de «texto separado por tabuladores» que genera un archivo con la extensión TXT.

Veamos una serie de características que debe tener el documento de Excel:

• Debemos desarrollarlo en horizontal, es decir que las cabeceras de las filas estén arriba y los datos debajo.
• La primera fila debe ser el nombre del campo. Este nombre es el que después aparecerá en el documento de InDesign a la hora de realizar el diseño. Cuando realicemos la fusión sera sustituido por el correspondiente campo.
• Si el contenido del campo es una imagen, el nombre del campo debe comenzar con «@». En el caso de Excel esto va a dar un error. Para solucionarlo debemos colocar antes un apóstrofo ‘ (el de la tecla «?»). Quedará así: «‘@imagen», por ejemplo. En en documento de Excel no se verá este apóstrofe.
• Se puede incluir la ruta de la imagen. Como esto puede llegar a ser complicado lo que sugiero es no ponerla y que las imágenes y la bbdd estén juntas.
• Si queremos ordenar los campos, este en el momento de hacerlo. Para ello seleccionamos todos los campos y vamos al menú (en Excel) Datos>Ordenar, seleccionamos el campo que va a servir de guía y el orden.
• No dejaremos filas vacías porque nos dejará un registro vacío en el diseño.
• Gran parte del trabajo se va a desarrollar en este paso. Es conveniente que dediquemos el tiempo necesario a planificar y a ajustar la base de datos.

Vemos imagen de la cabecera de la base de datos. Fijaos en la tercera fila, la del campo de la imagen:

Una vez tengamos el documento terminado Guardamos como o Exportamos (según la aplicación que usemos) la base de datos a «texto separado por comas» CSV o «texto separado por tabuladores».

El diseño en InDesign

Llegados a este punto lo primero que tenemos que hacer es crear un ficha en la que poder volcar el nombre de los campos. Podemos (y debemos) usar estilos de párrafo, de carácter o de objeto si es necesario.

Tenemos que ir al menú Ventana, Automatización, Combinar datos, para mostrar la paleta.

En el menú contextual de esta paleta tenemos que seleccionar la fuente de datos que es el archivo que hemos exportado de Excel. También podemos actualizar la bbdd (por si ha cambiado el origen) y cambiar la fuente de datos.

Fijaos en el tercer campo, que es un campo que contiene una imagen.

Una vez que vayamos creando las cajas de texto, solo hay que arrastrar el nombre del campo a la caja de texto (o de imagen). El número de veces que se use el campo aparecerá a la derecha de la paleta.

Importante: los campos de texto no tienen por qué que ir en cajas diferentes, pueden ir todos en la misma caja de texto junto con textos normales.

Otra opción es la de ver una vista previa. Si pulsamos sobre esta opción (en la paleta, abajo) podemos ir «navegando» con toda la bbdd.

Os muestro un ejemplo que he creado con la opción de vista previa puesta activada.

y con vista previa desactivada donde podeis ver tel nombre de los campos:

Una vez realizado el diseño, solo nos queda generar el documento que une la bbdd al diseño. Para ello en la paleta de Combinar datos, en el menú contextual seleccionamos Crear documento combinado.

Al pulsar nos aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar (entre otras opciones):

• los registros a combinar,
• avisos cuando no entre el texto o cuando falten imágenes,
• el tipo de fusión: único registro por página o varios registros múltiples,
• Si son varios registros podemos elegir los márgenes.

Cuando pulsemos sobre Aceptar se genera automáticamente un documento nuevo fusionado.

Es interesante ver, antes de generar el documento, las opciones de colocación de contenido disponibles en el menú contextual:

• Primero podemos especificar los criterios si el campo contiene una imagen,
• la segunda opción nos elimina las lineas en blanco y, por último,
• la última opción nos limita el numero de registros por documento. Esta opción es especialmente útil si se van ha generar documentos muy extensos.

Información adicional

Como siempre recomiendo leerse las instrucciones. Esto es un pequeño resumen. En el manual viene todo más detallado.

Unir campos de texto

Una de las carencias que nos encontramos es que no podemos volcar toda la información sobre una única caja de texto (todo los registros, se entiende). Aunque directamente no es posible, podemos acudir a algún scrip que sí lo hace. En los foros de Adobe un compañero del foro de Macuarium (Xavier_InDesign) encontró este script:

//join_stories.js
if(app.documents.length != 0){
var myDoc = app.activeDocument;
for (oneStory=myDoc.stories.length-1;oneStory>0;oneStory–){
if (myDoc.stories[oneStory-1].characters.length>0){
if (myDoc.stories[oneStory-1].characters[-1].contents!=»\r») myDoc.stories[oneStory-1].insertionPoints[-1].contents=»\r»;
}
myDoc.stories[oneStory-1].textFrames[-1].nextTextFrame = myDoc.stories[oneStory].textFrames[0];
}
}

Para usarlo lo tenemos que descomprimir y meterlo dentro de la carpeta Scripts dentro de Presets, a su vez, dentro de Adobe InDesign.

En esta página ofrecen más información sobre este punto (aviso: esta en alemán).

Ejemplo

El ejemplo es bastante simple pero nos puede valer perfectamente. Casi todo el material esta sacado esta web (portalbonsai.com).

Está realizado con CS2. Bajar ejemplo.

Más información

Os pongo más enlaces que pueden ser interesantes:

1. Este primero es la ayuda en linea de InDesign CS3, pincha aquí para leerlo.
2. El segundo es un PDF de ayuda de Adobe. En él, aunque hablan de PagerMaker se puede aplicar a InDesgin (recordad que esta extensión viene originalmente del PagMaker).
3. Acabo de ver como la gente de IDDECO ha traducido otro PDF de ayuda. Lo subo al servidor. Pincha aquí para leerlo.

Suerte,